Cara Membuat Surat Yang Ditujukan Ke Banyak Penerima Dengan Cepat Menggunakan Sistem Mailing di Microsoft Word 2016

Cara Membuat Surat Yang Ditujukan Ke Banyak Penerima Dengan Sistem Mailing di Microsoft Word 2016 – Surat adalah sarana atau media untuk menyampaikan pesan tertulis yang berisikan informasi kepada si penerima surat tersebut. Setiap pekerjaan yang menyangkut dengan aktifitas perkantoran, surat sangat diperlukan untuk memberikan informasi berupa kata-kata maupun data. Dahulu media pembuatan surat masih sangat tradisional yaitu dengan alat yang dinamakan mesin tik.

Seiring berjalannya waktu media untuk membuat surat dalam jaman modern ini dengan menggunakan komputer atau laptop dan aplikasi Microsoft Office Word. Microsoft word yang kita kenal saat ini sangat banyak fungsinya. Salah satu fungsi dari Microsoft Word adalah untuk membuat surat, kebanyakan pengguna dalam membuat surat di Microsoft Word membuatnya dengan satu persatu.

Sistem demikian akan memakan waktu yang lama untuk mengerjakan surat dengan jumlah yang banyak. Dalam tutorial kali ini, saya akan memberikan cara ringkas bagi Anda yang ingin membuat surat dengan metode Mailings.

Untuk membuat surat massal, Anda hanya cukup membuatnya dengan menggunakan fasilitas yang tersedia yaitu Mailings yang mana menu ini sudah ada di versi sebelumnya. Di tutorial saya dalam membuat surat massal kali ini, menggunakan versi bahasa Indonesia di Microsoft Office 2016 .

Jika Anda belum memiliki versi bahasa Indonesia, Anda bisa ikuti panduan artikel saya sebelumnya Cara Mengganti Bahasa Default Menjadi Versi Bahasa Indonesia. Langsung saja, langkah pertama yang harus Anda lakukan buatlah surat yang akan Anda kirim terlebih dahulu.

Anda bisa lihat gambar yang ada di bawah ini saya hanya menggunakan data berupa Nama dan Alamat yang nantinya akan saya buat.

Cara Membuat Surat Menggunakan Mailing di Microsoft Word

- Template Surat -

Cara membuat surat dengan sistem mailings

Setelah Anda membuat surat, langkah selanjutnya, masuklah ke menu yang telah saya sampaikan tadi yaitu menu Mailings/Surat, lalu pilih menu Select Recipiens/Pilih Penerima dan pilih lagi menu Type a New List/Ketik Daftar Baru.

Pada tampilan gambar yang saya buat sekali lagi saya menggunakan Microsof Word 2016 versi bahasa Indonesia . Silahkan Anda perhatikan gambar di bawah ini.

- Gambar 1 -

- Gambar 2 -

Pada gambar 2, muncul Daftar Alamat baru setelah tadi Anda klik Type a New List/Ketik Daftar Baru. Selanjutnya, HAPUS kolom Field Name/Nama Bidang yang tidak di perlukan.

Kemudian ganti dengan Field Name/Nama Bidang yang baru sesuai dengan nama yang Anda butuhkan dalam surat yang Anda buat. Dikarenakan saya hanya membutuhkan Nama dan Alamat dalam surat yang saya buat, jadi saya akan menambahkan Field Nama/Nama Bidang yang saya perlukan saja. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar di bawah ini.

- Contoh -

Setelah melakukan penghapusan pada kolom Field Name/Nama Bidang yang tidak diperlukan, selanjutnya Rename nama/Ganti Nama Bidang yang diperlukan untuk surat yang kita buat. Pilih Rename/Ganti Nama dengan Nama dan Alamat kemudian klik OK.

- Gambar 1 -

- Gambar 2 -

Selanjutnya akan muncul tampilan Add Address list/Daftar Alamat Baru.

Kemudian Anda isi data seperti Nama dan Alamat yang sudah Anda buat tadi dengan mengklik tombol New Entri/ Entri Baru. Perhatikan contoh gambar di bawah ini.

- Contoh Gambar -

Dari gambar tersebut, dapat dijelaskan Nama dan Alamat yang akan Anda kirim surat harus di tuliskan di database yang tersedia di Microsoft Word ini. Jika Anda sudah isi data tersebut, klik OK untuk menyimpannya.

- Proses Simpan Database -

Proses menyimpan selesai, proses selanjutnya menempatkan data tersebut ke dalam template surat yang telah di buat tadi. Pastikan template surat Anda masih terbuka, lalu klik kursor ke arah yang telah di kosongkan untuk Nama dan Alamatnya. Perhatikan gambar di bawah ini.

- Gambar -

Di gambar tersebut, Anda cari menu Insert Merge Field/ Sisipkan Penggabungan Bidang yang ada di tab Mailing/Surat. Kemudian pilih Nama sisipkan di bawah Kepada Yth maka akan muncul <<Nama>> seperti gambar di atas dan sisipkan <<Alamat>> di samping tulisan alamat. Selanjutnya tinggal klik Preview results/ Sisipkan Penggabungan Bidang. Perhatikan gambar di bawah ini.

- Gambar -

Setelah Anda melakukan perocobaan tersebut maka hasil akhirnya akan jadi seperti gambar di atas. Untuk melihat data Nama dan Alamat seterusnya Anda bisa mengklik simbol Next yang tertera di atas. Demikian tutorial cara membuat surat yang ditujukan ke banyak penerima menggunakan sistem mailings di Microsoft Word 2016. Jika tutorial yang saya buat kurang Anda pahami bisa langsung berkomentar di kolom komentar yang telah di sediakan.

Semoga tutorial yang saya berikan membantu Anda dalam membuat surat. Selamat mencoba :)